社内のデータの入口「データポータル」
社内DXに伴い導入するシステムが増えてくると、どこからアクセスすればよいかわからなくなりがちです。簡単な設定で誰でも迷わず探せる状態が望ましいです。こうしたお悩みは、Google Workspace 導入済みの組織であれば「Google サイト」を活用することで解決できます。
社内ポータルとは
社内ポータルとは、組織内の重要なシステムやデータのリンク集です。重要な情報に簡単にアクセスできるようになり、組織の生産性向上に役立ちます。また、告知の場としても利用でき、情報共有の面でも役に立ちます。簡単な構築が可能ながら多くのメリットがあるため、私たちがお客様のDX支援を行う際は常に提案しているソリューションです。
Google サイトで社内ポータルを構築するメリット7選
組織でGoogle Workspace を導入している場合、「Google サイト」で社内ポータルを構築することをお勧めしております。「Google サイト」は全世界に向けたWebサイトを作成可能で、最近は個人事業主の利用が増えてきました。「Google サイト」は一般公開だけではなく、組織内限定公開の設定が可能です。組織内限定の「Google サイト」によって、導入や運用の敷居を低くして社内ポータルを利用可能です。
構築や設定が簡単
Google サイトはWebサイト制作の知識がなくとも簡単に短時間で作成できます。内製で対応でき、追加費用は不要です。
手間なく統一的な入り口として機能
「お気に入り」や「ショートカット」でもよく使用するシステムやデータへの素早いアクセスが可能です。しかし、個別の設定は手間がかかるほか、抜け漏れが発生しがちです。社内ポータルをホームページとすることで、簡単な設定で統一的な入り口を用意できます。
セキュリティ面で安心
Google サイトは組織限定公開が可能です。所定のGoogle アカウントへのログインが必須となりますので、外部からのアクセスを遮断でき安心です。
新入社員や中途社員に優しい
よく使用するシステムやデータが一カ所にまとまっているため、業務に不慣れな新入社員や中途社員の道しるべとなり、教育がスムーズに進みます。
告知や掲示板として活用
特別なお知らせ、手続き、申請関係、各種締め切りなどをスムーズに告知できます。
Google カレンダーの埋め込みが可能
事業所全体のカレンダーなどを埋め込むことで、全社員に知ってほしいスケジュールが自然と目に入る体制を構築できます。
Google サイトによる社内ポータルの作成方法
社内ポータルの作成の大まかな流れをご説明します。
- Google ドライブ上に「Google サイト」を新規作成します。
- テキストや画像を配置し、リンクを設定します。
- ページの編集後、右上の「公開」ボタンをクリックします。
- ウェブアドレスをお好みで入力します。
- 「サイトを閲覧できるユーザー」が所属組織全体となっていることを確認し、「公開」します。
※「サイトを閲覧できるユーザー」が「公開」となっている場合、一般公開されるためご注意ください。
画面上部に並んだボタンのうち「公開サイトリンク」から社内ポータルのURLを取得します。
お疲れさまでした！
組織のメンバーはこのURLから社内ポータルにアクセスできるようになります
社内ポータル作成後の設定
社内ポータルを作成したら、「ブラウザ起動時に社内ポータルを開く設定」と「社内ポータルに簡単にアクセスする設定」をお忘れなく！
起動時の設定
- ブラウザ起動時に社内ポータルを開くようにします。
- 「設定」の左メニューから「起動時」を開きます。
- 「特定のページまたはページセットを開く」を選択し、社内ポータルのURLを指定します。
ホームページの設定
- 左上のホームボタンを表示し、いつでも社内ポータルに戻ってこれるようにします。
- 「設定」の左メニューから「デザイン」を開きます。
- 「ホームボタンを表示する」をONにし、社内ポータルのURLを指定します。
まとめ
Google Workspace を導入している組織や、これから導入する組織は、Google サイトによるポータルサイトの構築をご検討ください。専門知識や高額な初期費用は必要ありません。手軽に生産性の向上や情報共有の浸透が期待できます。貴社のDXを進める一助となれば幸いです。
