お客様とのスケジュール調整はGoogleカレンダーで行いましょう（１）

お客様や、取引先などの外部の方とスケジュールを調整するのに、ご苦労なさっている方はいらっしゃいませんか？社内は Google Workspace を導入したことで、Google カレンダーが浸透し、いちいち電話しなくても打合せの日程調整が可能になっているはずです。今回は、外部の方とのスケジュールの調整にご利用いただくための機能のご紹介です。

予約スケジュールの作成

Google カレンダーのページを開いていただき、作成ボタンの右の▼をクリックしていただきます。その後、表示されたメニューの中から、「予約スケジュール」をクリックします。

このような画面が表示されます。たくさん指定できる項目はありますが、まず今回は、タイトルだけを設定して「次へ」をクリックします。「打合せの日程調整」と入れてみてください。

この画面でもたくさんの指定ができますが、詳細はいったん割愛しまして、保存ボタンをクリックしていただきます。

上記の画面が表示されます。

予約ページをお客様に共有

さきほどの画面で「共有」ボタンをクリックしてください。このような画面が表示されます。

こちらの、予約ページのリンクを、外部の方にメールするか、何かしらの方法でお伝えいただき、外部の方が開くと、このような画面が表示されます。この画面は、「外部の方が、あなたと打合せ可能な時間を確認できている」ということになります。試しに、4/22の12:00 のボタンをクリックしてみましょう。

このような画面が表示されます。この画面は、外部の方が入力する画面です。ここで外部の方が「予約」ボタンをクリックすると、

このような画面に切り替わります。

カレンダーの自分の予定を確認すると、このように、先ほど外部の方が入力した内容で、カレンダーの予定が登録されています。外部の方とメールで候補を聞くことなく、入力用の画面を共有しただけで、日程調整が完了してしまいました。

スケジュールが確定するのと同時に、このようなメールも届きますので、予定が確定していることに気づくのが遅れた、ということもございません。

まとめ

今回は、「予約スケジュール」という機能を知っていただくことを目的とした内容になります。次回の記事では、各種項目の説明に入ってまいります。この機能では、1時間の枠ではなく、30分の枠にしたり、別の Google Workspace ユーザーの予定も確保したり、Stripe の決済を連携させたりすることが可能です。決済いただいたお客様とのみ打合せを行うことや、オンライン商談のための日程調整の時間を大幅に短縮できることで、もっと効率の良い働き方ができるようになるのではないでしょうか？