Asana にして、正解でした
先日の記事ではタスク管理ツール Asana についてご紹介しました。弊社は Asana を実際に導入し活用しています。期待通りの効果を実感できたため、自信を持っておすすめできるツールです。本記事では弊社が Asana の導入を決めた背景と、その効果についてご紹介します。
Asana を導入するまで
弊社は業務効率化の一環として、タスク管理ツール Asana を導入しました。従来はカレンダー、チャット、スプレッドシートを併用して個々でタスク管理を行っていましたが、様々な課題に直面していました。
チームメンバーの進捗把握に課題
個々のタスク管理は可能でしたが、チーム全体の進捗状況を把握することが困難でした。状況共有のため頻繁な社内会議が必要となり、業務効率を阻害していました。また、個人が周囲に知られないままタスクを抱え込み、負担が大きくなる問題もありました。
細かなタスクの処理漏れや遅延
細かなタスクは担当者や期限を明確にせず、処理の遅延や漏れが発生していました。誰がどのタスクを担当しているのか不明確な状況もしばしば起こっていました。
タスク関連情報の分散
プロジェクトに関する情報はチャットでやり取りしていたため、個人チャット、個別スペース、ドライブなどに情報やファイルが散乱し、必要な情報を探す時間がかかっていました。
これらの課題を解決するため、タスク管理ツールの導入を検討しました。
数あるツールの中から、弊社が Asana を選んだ理由は以下のとおりです。
多数のプロジェクトの管理に最適
常に複数のプロジェクトが並行して進行する弊社にとって、Asanaのプロジェクト管理機能は非常に魅力的でした。
Google Workspace との高い親和性
弊社の業務はGoogle Workspaceを基盤としているため、GmailやGoogleドライブとの連携がスムーズに行える点も大きな魅力でした。
優れたUIとサポート機能
プロジェクトの種類に合わせた管理方法を選択できるほか、モバイル端末での操作性やAIによるサポート機能も導入の決め手となりました。
Asana にして、正解でした
Asana を導入して数か月が経ちましたが、結果として、弊社の抱えていた課題の解決に大きく寄与しました。チームメンバー全員が「導入してよかった」と実感しています。
組織全体のタスク可視化
誰が、どのタスクを、いつまでに担当しているのかが明確になりました。Asana は、タスク登録時に担当者と処理期限を設定することが原則です。曖昧な部分が解消されたことで、責任の所在や進捗状況が明確になり、社内会議も Asana のタスク一覧画面を共有することで、短時間で効率的に情報共有ができるようになりました。数か月単位の大きなタスクから、すぐに完了できる細かなタスクまで、スムーズに管理できるようになりました。プロジェクト全体像の把握はもちろんのこと、個人的な備忘録としても活用しています。また、タスク登録の過程で業務を分解する習慣が身についたことは、想定外の収穫でした。
タスクと関連情報の一元化
タスクに関する情報を Asana に集約することで、必要な情報にすぐにアクセスできるようになりました。従来、チャットで行っていたやり取りの大部分が Asana に移行し、情報探しにかかる時間が大幅に削減されました。その結果、時間あたりの生産性が向上しました。
Asana 導入を検討されている方へ
迷ったらすべてのタスクを登録する
細かいタスクまでAsanaに登録するか迷う場合もあるかもしれません。「迷ったら登録する」と決めてしまえば、スムーズに運用できます。
個々のタスクの担当者と期限は必ず設定する
担当者のアサインと期限の設定は必須です。期限が明確でない場合でも、仮の期限を設定し、必要に応じて後から修正するようにしましょう。
タスクに関するやり取りはAsanaに集約する
タスクに関する情報は、チャットではなくAsanaに記載するルールとすることで、必要な情報にアクセスしやすくなります。
まとめ
Asana は、チーム全体のタスク管理を効率化し、業務の可視化、情報の共有をスムーズに行うことができるツールです。導入を検討されている方は、ぜひ弊社の事例を参考にしてみてください。
