中小企業の業務効率化アイデア7選。取り組む際のハードルと対策まで解説
今日、AIやシステムの発展により日常生活でも多くの物事が自動化されていく世の中で、企業で働く社員の業務おいても自動化やそれに伴う業務効率化に取り組む企業が増えてきています。しかし、実際に「業務効率化」といってもどのようなステップを踏んで、具体的にどのような方法で推し進めていけば良いかわからない企業も多いでしょう。
今回は、中小企業向けに業務効率化に向けた取り組みと具体的にどのようなアイデアを用いて効率化を実現できるのかといったことをご紹介いたします。
そもそも業務効率化とはなにを指すのか
「業務効率化」とは、業務における「無駄」や「負荷」を減らし、社員の生産性を上げる取り組みを指します。
例えば、予定管理ツールを活用し、各社員のスケジュールを共有することで、いつでも各社員の予定を確認することが可能になり、打合せ日時のすり合わせや会議日程の調整に時間をかけずにすみます。すなわち、無駄なコミュニケーションをなくし、その分の業務負荷を減らすことができます。
このように、IT技術を活用し、業務効率化を行うことで、よりコア業務にリソースを割くことが可能になるのです。
中小企業が業務効率化すべき背景
なぜ中小企業が「業務効率化」に取り組む必要があるのか、といったことを以下の2つの背景から説明いたします。
- 人材不足の深刻化
- 社会のDXの流れ
人材不足の深刻化
日本では「少子高齢化」により、15歳〜64歳の生産年齢人口が年々減少しており、それに伴い企業の人材不足の問題が深刻化しています。さらに、就職希望者数で見てみると、従業員300名以上の大企業では求人倍率が2010年〜2020年でほぼ1倍ですが、中小企業などが当てはまる、従業員299名以下の企業では2020年には求人倍率が8.6倍にまで増加しています。すなわち、1人の社員を採用するのに約9社の企業が取り合う形というわけです。
このように、そもそも市場の働き手の数が減っており、中小企業ではより一層採用できる人数が減少している中で、会社の売上を増やしていくには「業務効率化」をする必要があると言わざるを得ないのです。
社会のDXの流れ
日本に限らず、世界的にコロナ禍を経て急速に社会のDX化が進んでおり、リモートでの打ち合わせや商談などが、ごく当たり前の世の中に移り変わってきています。また、契約書の締結における電子化やマイナンバーで国が個人情報を管理するようになったりもしてきています。
実際に、日本ではコロナ禍以降、アメリカに比べてDX化に取り組んでいる企業の割合が高くなっており、世界的にもDX化に取り組む姿勢が高く伺えます。
このように、社会のDX化が進み、その傾向は今後一層強まっていくと予想されます。そして、今後、社会からデジタル化を要請されたときに、自社がDX化に対して慣れておかなければ、ことあるごとに無駄な業務に翻弄されてしまうことになります。つまり、社会のDX化の流れに慣れておく必要があるというわけです。
中小企業が業務効率化を行うための3つのステップ
では、実際にどのようなステップを踏んで業務効率化を実現すれば良いのでしょうか。以下では、業務効率化を実現するための3つのステップをご紹介いたします。
- 自社の課題を明確にする
- 最適な解決策を選択する
- 業務効率化の推進担当をアサインする
1. 自社の課題を明確にする
まずは、自社の業務における「無駄」や「負荷」という視点から課題を明確にしましょう。社員の取り組んでいる全ての業務フローを可視化し、どの業務が無駄なのか、あるいは、どの業務に負荷がかかっているのかを知ることで、業務効率化すべき業務を把握することや、いくつかある場合は、その中で優先順位を設け、どの業務の効率化から取り組むべきかを明確にします。
部署ごとに業務フローを可視化することはもちろん、請求書処理など部署を跨ぐ業務に関しても同様に業務フローを洗い出すのを忘れないようにしましょう。
2. 最適な解決策を選択する
ステップ1で明確になった自社課題に対して、どの解決策を用いて、業務効率化に取り組むかを決めましょう。
解決策は多岐にわたる場合が多く、業務自体のアウトソーシング、システムの導入による効率化といった外部の協力を得て行う方法や、関連性の高い業務同士を一つにまとめる、業務自体を簡略化するといった自社内部の仕組みを改めて見つめ直すといった方法もあります。
その解決策を実行するのに必要なリソースや費用対効果などを鑑みて、どの解決策が現実的でかつ効果が最大なのか、といった視点で最適な解決策を選択しましょう。
ここのアイデアについては、次項で説明する「中小企業の業務効率化7選」から最適な解決策を探してみてください。
3. 業務効率化の推進担当をアサインする
ステップ2で、業務効率化に向けて実行するべきことが明確になったら、その推進担当をアサインしましょう。
選択した解決策を実行することで、一時的には業務効率化が図れるかもしれませんが、推進担当者が効率化におけるKPIを定め、それらを定点観測し、検証と分析を繰り返すことで業務効率化というものは実現することができます。
なので、一度実行して終わりにするのではなく、しっかりと推進担当者が舵をとり、自社で納得のいく業務効率化を実現するまで、PDCAサイクルを回す仕組みを整えることが重要です。
中小企業の業務効率化アイデア7選
先ほどの3ステップを踏めば、業務効率化を実現できることが理解できたと思うのですが、いざ実行するとなると、どの業務を効率化すればいいのか、またどうやって効率化すれば良いのか、がわからないという企業もいるのではないでしょうか。
以下では、具体的な業務効率化アイデアを7つご紹介いたします。
- 業務マニュアルの作成
- 経理業務の電子化
- 契約業務の電子化
- 顧客データの一元管理
- 社内コミュニケーションの効率化
- データ管理のデジタル化
- 顧客獲得方法のデジタル化
1. 業務マニュアルの作成
具体的な作業手順や業務全体の流れをまとめた業務マニュアルを作成しましょう。
マニュアルがあれば、手順を見て、それ通りに実行することができるので、誰でも簡単にその業務を実行することができます。また、作成段階や使用していく中で、ナレッジの集約や業務改善を行うことができるので、業務の均質化や水準の向上を図ることができます。
具体的な作成方法としては、業務の一連の流れをシステム上で完結することができる「ワークフローシステム」や業務マニュアルを簡単にかつ、わかりやすいモノを作成できる「マニュアル作成ツール」などがあります。
| 得られる効果 | ・業務の属人化を避け、誰でも簡単にその業務を実行することができる ・業務クオリティの均質化 |
| おすすめのサービス | ・ジョブカンワークフロー（ワークフローシステム） ・ActionPassport（ワークフローシステム） ・トースターチーム（マニュアル作成ツール） |
マニュアル作成ツールである「Teachme Biz」では、写真や動画を用いたわかりやすいマニュアルを、クラウド上で誰でもかんたんに作成・共有できるシステムを提供しています。また、一度マニュアルを作成した後も、分析・改善を行うことで、より良いマニュアル作成を行うこともできます。さらに、文字ベースのマニュアルだけでなく、画像や動画を活用した直感的で分かりやすいマニュアルを作成することができます。
導入や使い方がわからない方はこちらからお気軽にご相談ください。（CTA設置）
2. 経理業務の電子化
領収書業務や経費業務などの経理業務の電子化を行いましょう。
経理業務の電子化とは、今までは、帳簿や書類といった紙媒体で経理業務を行っていましたが、クラウドサービスなどを活用し、これらの紙媒体で行っていた作成・保管・検索・閲覧といった業務をクラウド上で行うようにすることです。
**電子化により、例えば、請求書発行業務は請求書システムに取り込むだけで行えるので、業務工数の削減が可能になります。**また、経費精算の電子化では、社員が領収書の写真をシステム内にアップロードするだけで、申請を行うことができ、経理担当は、システム内で承認・申請を完結することができます。
クラウドサービスの導入による経理業務の電子化だけでなく、経理業務を経理代行会社にアウトソーシングすることで、電子化と業務の効率化を図ることができます。
| 得られる効果 | ・システム上で経理業務が完結 ・管理や運用を簡単に行うことができる ・社員は手間をかけることなく、経費申請などを行える |
| おすすめのサービス | ・BtoBプラットフォーム請求書（クラウドサービス） ・Money Forward Kessai（BPO） ・NP掛け払い（BPO） |
請求書発行クラウドである「楽楽明細」は、請求書、納品書、支払明細などの帳票をWEB上で発行するクラウド型の電子請求書発行システムです。請求書発行時間を96%削減することができ、
経理担当者1名でも簡単に導入できるのが特徴です。複数のテンプレートを作成・活用、取引先の請求書の確認状況の把握とダウンロードを促す通知などを簡単に送ることもできます。実際の導入事例によると、請求書業務にかかる作業時間が120分から10分にまで短縮された事例もあります。
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3. 契約業務の電子化
企業や個人との契約における業務の電子化を行いましょう。
契約業務の電子化とは、今まで紙媒体で行っていた契約業務をクラウド上で行えるようにすることです。具体的には、契約の締結の際の署名やハンコを電子署名やタイムスタンプで行い、また管理も自社内のサーバーやクラウド内に保存することができます。これにより、わざわざ契約書の送付といったやり取りや、必要項目の記入のために社員が出社するといったことも必要ありません。
さらに、リーガルチェックなどの時間のかかる契約内容の確認作業もAIを搭載したクラウドサービスを活用し自動で行うことができるため、大幅に作業工数を減らすことができます。
| 得られる効果 | ・クラウドサービス上で契約書のやり取りを完結することができる ・リーガルチェックなどの確認作業の自動化 |
| おすすめのサービス | ・LegalForce（リーガルチェッククラウド） ・GVA assist（リーガルチェッククラウド） ・電子印鑑GMOサイン（電子契約クラウド） |
契約管理プラットフォーム「クラウドサイン」は、「紙と印鑑」を「クラウド」に置き換え、契約作業をオンラインだけで完結するサービスです。
メールアドレスを活用したサービスなので、自社はもちろん、取引先企業も簡単に契約業務を行えます。また、操作性などのUIに優れており、ユーザーは指定された場所に書類をアップロードしたりクラウドサインを押すだけで簡単に契約業務を実行することができます。さらに、締結後は、締結済み書類は送受信者双方に電子メールで配信され、クラウド上にも自動保存されるので、書類管理といったアナログ業務も発生することはありません。
導入や使い方がわからない方はこちらからお気軽にご相談ください。（CTA設置）
4. 顧客データの一元管理
顧客データをSFAやCRM、もしくはOfficeソフトなどを活用して一元管理するようにしましょう。
一元管理をしていなければ、担当者の頭の中で顧客情報を管理することとなってしまい、抜け漏れのリスクはもちろん、確認に関する工数などもかかってきてしまい非常に非効率と言えます。顧客データの一元管理を行えば、情報や履歴を一つのデータベースやシステム上で管理でき、いつでも誰でも確認することができます。
CRMを活用し、顧客データの管理を行なったり、SFAを活用することで営業活動における効率化を図ることができます。さらに、サービスを導入しなくとも、Excelなどをソフトを活用した顧客データの管理も可能です。顧客データの管理に重点を置くのであれば、CRMやExcel、営業活動において顧客データの管理や営業進捗の管理を行いたいのであればSFAがおすすめです。
| 得られる効果 | ・顧客データを一つのデータベース上で管理することができる ・蓄積したデータを活用することで、新たな戦略などを考案することができる |
| おすすめのサービス | ・Sales Cloud（CRMツール） ・Sales Force Assistant（SFAツール） ・Microsoft Excel（ソフトウェア） ・Google スプレッドシート（クラウドサービス） |
Mazrica Salesは、入力自動化とAIの力で営業組織を成果に導く新しい営業支援ツールです。各担当の進捗状況を直感的に共有できる案件ボードを活用することで、各営業担当者の進捗を一元管理することができます。また、OCR機能を使えば名刺や議事録のスキャン、自動文字起こしが可能なので、出先でもモバイルアプリから簡単に営業情報をデータ化し、保管することができます。さらに、顧客管理といった基本的な管理だけでなく、行動管理を行うことも可能で、それを活用することで、過去の類似案件からベストな方法をツールが提示してくれるなど、営業活動においてより成果の出しやすい選択をすることができます。
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5. 社内コミュニケーションの効率化
社内でのやり取りをメールではなく、チャットツールなどを活用することでコミュニケーションの効率化を図りましょう。
チャットツールとは、PC・スマートフォンのアプリやWebページ上でリアルタイムにテキストメッセージを送受信できるコミュニケーションツールのことを指します。
メールだと、一度行ったやり取りを探し出したりするのに手間がかかったり、すぐに返信が欲しい内容であっても時間を要する場合があります。しかし、チャットツールを活用すれば、LINEのようなSNS感覚でコミュニケーションをとることができ、また、チャットグループなどを複数作成できるので、今までのやり取りを簡単に探し出すことも可能です。また、カレンダーツールやタスク管理ツールといったツールとの連携による効率化も実現できます。
| 得られる効果 | ・やり取りを簡単にかつ、迅速に行うことができる ・簡単に過去のやり取りを探し出すことができる ・ツール連携による、業務の効率化を行える |
| おすすめのサービス | ・LINE WORKS ・Slack ・Microsoft Teams |
ビジネスチャットツール「Chatwork」は、社内コミュニケーションの活性化だけでなく、画像やファイルの共有、タスクの納期の管理なども簡単に行えるツールです。グループチャット機能を活用することで、各事業部のチャットルームを作成し、そこでやり取りやメッセージの検索などを行うことができます。また、API連携を活用し、Googleカレンダーなどと連携することで、打ち合わせの予約や会議の予約が行われると、自動でChatwork内に通知が来る仕組みになっており、いつでも情報をリアルタイムで把握することができます。
導入や使い方がわからない方はこちらからお気軽にご相談ください。（CTA設置）
6. データ管理のデジタル化
社内のありとあらゆるデータを全て紙媒体ではなく、デジタルで管理するようにしましょう。
データ管理をデジタル化することで、いつでもどこでもスマートフォンやPC上でデータを閲覧することができ、また検索機能などを活用すれば簡単に該当資料を探し出せるため、資料を探す時間や手間を省くことができます。
また、デジタル化しているデータであれば、簡単に共有することができ、外部の担当者などに必要資料やデータを送ることができます。
データ管理のデジタル化に関しては、クラウドストレージを活用するのがおすすめです。場所を問わず、データの保存・参照・情報共有ができるのはもちろん、ハードディスクやローカルディスクとは異なり、データのバックアップも不要です。
| 得られる効果 | ・どこでも、誰でも簡単にデータにアクセスすることができる ・検索機能などを活用すれば、簡単に該当データを探し出すことができる |
| おすすめのサービス | ・Googleドライブ ・iCloud ・OneDrive |
クラウドストレージサービス「Dropbox」は、作業を効率的に進め、ファイルを安全に保管し、簡単に共同作業することができるツールです。ただ、データを管理するだけでなく、ドキュメントの編集と署名、プロジェクトの共同作業、すべてのアプリの検索ををツール内で実行することができます。また、Dropbox 内でで直接クラウド コンテンツや Microsoft Office ファイルなどを作成、編集できるため、アプリを切り替えたりファイルを探したりする手間も省けます。
常に、Dropboxを確認すれば、すべてのデータが保管されているので、データの紛失が起こることもなく、また探す手間も検索機能を活用すれば従来の紙媒体の場合に比べて大幅に削減、また出先でもクラウド上で確認することができます。
導入や使い方がわからない方はこちらからお気軽にご相談ください。（CTA設置）
7. 顧客獲得方法のデジタル化
従来のテレアポやアウトバウンド営業から顧客を獲得するのではなく、Webを活用した顧客獲得におけるデジタル化を行いましょう。
基本的に、ユーザーはWeb上で自社の抱えている課題などに対する解決策を探すため、企業側もWeb上で自社の認知の拡大、サービスの提供を行う必要があります。具体的には、広告運用やオウンドメディアの運用、サイト運用などを通じて、顧客からの問い合わせを獲得する方法などが当てはまります。テレアポやアウトバウンド営業に比べ、一度にリーチできるユーザーも多く、かつ工数も抑えることができます。
テレアポだと1社に対して1件の電話をかける必要があり、1人で行える量にも限りがあります。また、広告運用などであれば、課題に対してよりピンポイントで訴求することができるので、獲得した顧客における質においてもテレアポやアウトバウンドに比べると高いことも少なくありません。
例えば、リスティング広告であれば自社が定めたKWで検索したユーザーに対して、検索結果のスポンサー枠に広告を表示することができます。テレアポやアウトバウンド営業であれば、不特定多数のリストの中から、ある種、運頼りでアプローチを行う必要がありましたが、リスティング広告であれば、すでにその課題を解決したい顕在層に対してアプローチできるので商談化や受注率も上がり、また一度LPなどを作成すれば、あとは運用を行うだけなので、大幅にリソースを削減することができます。
もちろん、広告運用やオウンドメディアの運用は自社で内製することも可能ですが、相当なノウハウを必要とします。もし、ノウハウなどに不安がある場合は「Webマーケティング代行会社」の活用がおすすめです。
| 得られる効果 | ・顧客獲得における工数の削減 ・獲得顧客の質の向上 |
| おすすめのサービス | ・ブランディングテクノロジー株式会社（BPO） ・株式会社CyberACE（BPO） ・サムライト株式会社（BPO） |
業務効率化を図る際のハードルと対応策
ここまで、業務効率化のための3つのステップや具体的な解決策を7つご紹介しましたが、それでも実際に取り組むとなるといくつかハードルが出てきてしまうでしょう。以下では、よくあるハードルとそれに対する対応策をご紹介いたします。
- 専門家が足りない
- 予算が足りない
専門家がいない
業務効率化を行う業務によっては、ある程度の知識やノウハウを必要とするものがあります。例えば、Webマーケティングの実施や顧客データの管理・活用などでは、どのように行えば効率化はもちろん、今よりも成果の出るものになるのかといったことを考え、実行し続ける必要があります。
しかし、社内にそれらに関する専門家がいない場合も少なくはありません。その場合は、外注・コンサル会社に依頼するのがおすすめです。彼らは、その業務のプロフェッショナルでもあるので、0ベースの状態から成果が出るまで伴走支援を行なってくれます。
もちろん、ずっと外注・コンサルサービスに頼り続けていては、コストも膨らんでしまいます。なので、いずれは社内で内製化できるよう、支援期間中に社内のメンバーがノウハウや知識を習得し、自走できる状態を作れるようにしましょう。
予算が足りない
ツールやサービスの導入となるとある程度の資金リソースが必要になります。特に、中小企業の場合だと、大企業に比べ、そこまで多くの予算を割くことができない企業もいるのではないでしょうか。そういった場合のために、国が補助金をを用意してくれているので、まずはその補助金を活用してみるのがおすすめです。
以下で、いくつかある補助金の中から主要なものをご紹介していますので、ぜひご参考にしてください。
| 省力化投資補助金 | 中小企業等の売上拡大や生産性向上を後押しするため、IoT、ロボット等の人手不足解消に効果がある汎用製品を導入をサポート |
| ものづくり補助金 | ものづくりやサービスの新事業を創出するために、革新的な設備投資やサービスの開発、試作品の開発などをサポート |
| IT導入補助金 | 日々の業務の効率化や自動化のためのITツールの導入をサポート |
| 小規模事業者持続化補助金 | 小規模事業者が作成した経営計画に基づいて行う販路開拓の取組をサポート |
| 人材開発支援助成金 | 新規事業の立ち上げ、デジタル人材の育成などの人材育成をサポート |
このように、業務効率化のためのサービスやツールの導入に必要な費用だけでなく、DX人材の育成という観点からの支援も行なっています。
自社の取り組みたい内容に当てはまる補助金を活用することで、予算問題を解決することができるでしょう。
まとめ
今回は「中小企業における業務効率化」について、ご紹介いたしました。漠然と効率化と言われても何に取り組めば良いのかわからない企業も多いと思います。今回ご紹介した、効率化に向けた3ステップと具体的な7つのアイデアを実行することで、業務効率化を実現できるでしょう。
この記事が、中小企業における業務効率化の一助になれば幸いです。
また、弊社では財務領域のBIツール「Tsumugi」の提供と、それに伴うバックオフィス業務のBPOを提供しております。
もし、経理や財務業務に対するBPO導入による業務効率化にご興味があれば、以下からお問合せくださいませ。
