業務効率化ツールおすすめ16選！選び方から費用相場まで解説

ビジネス環境が日々変化する現代社会において、業務の効率化は企業の生存と成長に不可欠な要素となっています。業務効率化を行う手段として、業務効率化ツールが注目されており、様々な業務を効率化できるツールが存在します。

しかし、数多くのツールが存在する中で、「自社に合った最適なツールがわからない」など、どれを選ぶべきか迷うことも多いでしょう。

そこでこの記事では、業務効率化ツールの種類や選び方を解説したうえで、おすすめの業務効率化ツールを16選紹介します。

業務効率化ツールとは

業務効率化ツールとは、企業や組織が仕事の生産性を高めるために使うシステムやアプリのことを指します。業務効率化ツールは、作業時間を短くしたり、業務の流れをスムーズにしたりすることを目的としており、特にリモートワークやデジタルトランスフォーメーション（DX）が進む現代社会において、その重要性がさらに増しています。

業務が非効率になる理由として、「ムリ」「ムダ」「ムラ」の3つがあります。

ムリ	社員に過剰な負担がかかる仕事やスケジュール
ムダ	不必要なコストや時間がかかる仕事
ムラ	仕事の成果にばらつきがあること

これらの問題を業務効率化ツールを活用することで解決することができるため、企業はより効率的に働くことができ、生産性を向上させることができます。

業務効率化ツールの導入メリット

業務効率化ツールを活用することで得られるメリットには主に以下の3つがあります。

• 生産性の向上
• コスト削減
• 属人化防止とミスの削減

生産性の向上

これまで人の手で行っていた作業をツールを活用して自動化することで、労働の慢性化を解消し、残業代を削減するだけでなく、社員のワーク・ライフ・バランスを改善することが可能です。自動化によって作業時間が短縮されることで、社員はより効率的に働くことができ、余った時間を新規業務や創造的なプロジェクトに充てることができます。

例えば、クラウドベースのタスク管理システムやRPAツールを活用することで、定型業務を自動化し、従業員がより付加価値の高い戦略的な業務に集中できるようになります。

ある中小企業では、クラウド会計システムの導入により経理業務の時間を50%削減し、年間で数百万円のコスト削減を実現しています。このように、生産性の向上は単なる作業時間の短縮だけでなく、企業の競争力強化にも直接つながります。

コスト削減

業務効率化ツールの導入により、人件費や残業代、オフィスの運営コストなどをを大幅に削減することができます。自動化によって同じ業務をより少ない人員で遂行できるようになり、結果として企業全体の人件費が減少します。また、作業時間を短縮することで、より多くの業務を同じ時間内で処理できるため、時間的なコストも削減することができます。

例えば、クラウドベースのコミュニケーションツールを使用することで、対面会議や移動にかかるコストを大幅に削減できます。また、ペーパーレス化ツールの導入により、印刷費、文書保管費用、郵送費などを削減できます。

これらのコスト削減は企業の直接的な利益につながり、新たな設備投資や人的投資が可能になるため、企業はより攻めの経営戦略を展開できるようになることでしょう。

属人化防止とミスの削減

業務効率化ツールを導入することで、業務プロセスを可視化することができ、誰もが同じ手順で業務を遂行できるようになります。特にITツールは、一度設定した作業を正確に繰り返し実行できるため、人的ミスを大幅に減少させることができるため、従来は特定の専門知識を持つ人にしか対応できなかった業務を、誰でも簡単に実行できるようになります。

また、業務が標準化されることで作業の透明性が高まり、進捗や問題点が可視化されます。例えば、経理や人事部門でRPAツールを活用することで、データ入力や集計作業における人為的なミスを防ぐことができます。

結果として、品質の均一化や知識の蓄積も促進され、組織全体の業務効率を向上させることが可能になります。

業務効率化ツールの種類

業務効率化ツールには主に以下のようなものがあります。

• RPAツール
• コミュニケーションツール
• タスク・プロジェクト管理ツール
• ペーパーレス化ツール
• SFA・CRM・MAツール
• 名刺管理ツール
• ナレッジ共有ツール
• クラウドストレージ

RPAツール

RPA（Robotic Process Automation）ツールは、データ入力や経費精算、受発注処理、勤怠管理などの定型業務を自動化するためのツールです。人間が手作業で行っていたルーチンワークをロボットが代行し、効率を大幅に向上させることができます。

RPAツールは「サーバー型」「デスクトップ型」「クラウド型」の3つに分かれ、それぞれ異なる特性を持っています。

サーバー型	大規模な自動化プロジェクトに適しており、複数のユーザーが同時に利用可能です。
デスクトップ型	個々のPCで動作し、個人や小規模チームでの利用に向いています。
クラウド型	インターネット経由で利用でき、導入コストが抑えられるため、中小企業にも適しています。

RPAツールの主な特徴は以下の通りです。

• 人間よりも迅速にミスなく作業を行うことが可能
• 休憩や休暇が不要で、24時間365日稼働可能
• 様々なアプリケーションやシステムと連携可能

RPAツールは、プログラミング知識がなくても直感的に操作できるため、多くの企業で導入が進んでいます。

コミュニケーションツール

コミュニケーションツールは、チーム内外の連絡を円滑にするためのツールです。コミュニケーションツールは、リアルタイムメッセージング、グループチャット、ファイル共有、ビデオ会議などの機能があり、社内外のコミュニケーションを効率化することが可能です。

コミュニケーションツールの主な特徴は以下の通りです。

• リアルタイムに即時的な情報交換が可能
• 会話履歴やファイル情報を一元管理することが可能
• タスク管理ツールやCRMなど、他のビジネスツールと統合・連携することが可能

コミュニケーションツールを導入することで、社内でのコミュニケーションが活性化し、情報共有を迅速に行うことが可能です。特にリモートワーク環境下では、チーム間の連携を維持する上で不可欠なツールとなっています。

タスク・プロジェクト管理ツール

タスク・プロジェクト管理ツールは、タスクの作成・割り当てや期限設定、進捗追跡、チーム協働、リソース管理などを行うためのツールです。タスクやプロジェクトの進捗などを可視化する事ができるため、チームでの労働生産性を向上させることができます。

また、コミュニケーションツールと併用することでリモートワーク環境でもプロジェクトを円滑に且つ迅速に進めることが可能となります。

タスク・プロジェクト管理ツールの主な特徴は以下の通りです。

• 全てのタスクとその状況を一目で把握することが可能
• プロジェクトの進行状況をリアルタイムで追跡することが可能
• 人員や時間などのリソースを効率的に配分することが可能
• チームメンバー間でのコミュニケーションや情報共有を促進可能

タスク・プロジェクト管理ツールを使用することで、プロジェクトの遅延リスクを軽減し、チームの生産性を向上させることができます。

ペーパーレス化ツール

ペーパーレス化ツールは、紙媒体で行っていた契約書管理や領収書管理などの業務を電子化することができるツールです。ペーパーレス化ツールは電子文書の作成や編集、保存、共有が可能であり、電子署名機能も備えているため、書類管理の手間を削減することが可能となります。

ペーパーレス化ツールの主な特徴は以下の通りです。

• 紙文書をスキャンしてデジタルデータに変換することが可能
• 法的効力のある電子署名を文書に付与することが可能
• 暗号化やアクセス制御により、文書を安全に保管することが可能
• 大量の文書から必要な情報を素早く検索することが可能

ペーパーレス化を行うことで、書類管理の手間が大幅に削減されるだけではなく、情報セキュリティも向上します。また、物理的なスペースの節約や印刷コストの削減にもつながります。

SFA・CRM・MAツール

SFA（Sales Force Automation）、CRM（Customer Relationship Management）、MA（Marketing Automation）ツールは、営業プロセスの自動化、顧客データの集中管理、およびマーケティング活動の自動化を目的としたツールです。

SFA・CRM・MAツールは顧客関係管理や営業活動を効率化することができ、生産性を向上させることが可能です。

SFA・CRM・MAツールの主な特徴は以下の通りです。

• 顧客との全てのやり取りを一元管理でき、分析することが可能
• 商談の進捗状況などのをリアルタイムで把握することが可能
• メール配信やリードスコアリングを自動化することが可能
• 顧客行動や営業活動のデータを分析し、戦略立案に活用することが可能

SFA・CRM・MAツールを活用することで、営業とマーケティングの効率が大幅に向上し、顧客満足度の向上に繋げることが可能となります。

名刺管理ツール

名刺管理ツールは、名刺情報をスキャンしてデジタルデータとして保存・整理するためのツールです。大量の名刺情報を効率的に管理し、人脈構築や営業活動に活用することが可能となります。

名刺管理ツールの主な特徴は以下の通りです。

• 名刺をスキャンし、テキストデータとして自動抽出することが可能
• 抽出した情報を検索可能なデータベースに保存可能
• CRMなどの顧客管理システムと連携し、営業活動を効率化することが可能
• スマートフォンで名刺を撮影し、即座にデータ化することが可能

名刺管理ツールを活用することで、紙名刺の紛失リスクを軽減し、必要な連絡先情報を素早く検索できるようになります。

ナレッジ共有ツール

ナレッジ共有ツールは、組織内で蓄積された知識やノウハウを共有するためのツールです。Wiki形式で情報を整理したり、ドキュメントとして保存したりすることができるため、新入社員教育やプロジェクト引き継ぎなどに活用することができます。

また、どこにいても編集・共有・確認が行えるため、常に最新の情報を届けることが可能です。

ナレッジ共有ツールの主な特徴は以下の通りです：

• 知識を体系的に整理し、容易にアクセスさせることが可能
• 検索機能により、キーワードで必要な情報を素早く見つけることが可能
• 複数のユーザーが同時に文書を編集可能
• 文書の変更履歴を追跡し、以前のバージョンに戻すことも可能

ナレッジ共有ツールにより、組織の知的資産を効果的に管理し、社員間の知識格差を減らすことができます。

クラウドストレージ

クラウドストレージは、インターネット上にデータを保存し、どこからでもアクセス可能にするサービスです。ファイル共有やバックアップ機能も備えており、安全かつ効率的なデータ管理を行えます。

また、ナレッジ共有ツールとは違い、大容量のデータも保存・確認することができるため、社内の情報を一元管理することが可能です。

クラウドストレージの主な特徴は以下の通りです。

• インターネット接続があれば、どこからでもファイルにアクセス可能
• 自動に複数のデバイス間でファイルを自動的に同期することが可能
• 暗号化やアクセス制御により、データを安全に保護することが可能

クラウドストレージを活用することで、データのバックアップや共有が容易になり、業務の効率化とデータ損失リスクの軽減につながります。

業務効率化ツールの費用相場

業務効率化ツールの費用相場は、種類や機能、導入規模によって大きく異なります。月額費用は1ユーザーあたり200~5,000円程度が相場となっていますが、高機能なツールの場合では10万円以上かかるツールもあります。

業務効率化ツールの料金体系には、「月々の固定型」や「ユーザー数に応じた従量課金制」などがあり、一部のツールでは、コンサルティング料金が加算される場合もあります。

各ツールごとの費用相場は以下になります。

RPAツール	初期費用：10～50万円 ライセンス維持費用：年間360～600万円 開発委託費: ロボット1体あたり15〜30万円 保守費: 月額60〜150万円
コミュニケーションツール	一般的に月額制で、1ユーザーあたり500円〜5,000円程度
タスク・プロジェクト管理ツール	無料プランから月額数千円のプランまで幅広く、企業規模により異なる
ペーパーレス化ツール	初期費用：数万円から数十万円 月額費用：1ユーザーあたり数千円から数万円程度
SFA・CRM・MAツール	初期費用: 数十万円〜数百万円 月額利用料: 1ユーザーあたり5,000円〜数万円程度
名刺管理ツール	初期費用: 0円〜数十万円 月額利用料: 1ユーザーあたり500円〜数千円程度
ナレッジ共有ツール	月額費用：1ユーザーあたり1,000円〜5,000円程度
クラウドストレージ	月額費用：無料プランから月額数千円のプランまで、容量によって異なる

これらの費用相場は一般的な目安であり、実際の費用は選択するプランや導入規模、カスタマイズの程度によって大きく変動する可能性があります。また、多くのツールでは無料トライアルや割引プランが提供されていることもあるため、導入前に詳細な見積もりを取ることをおすすめします。

業務効率化ツールの比較ポイント

業務効率化ツールは、以下の3つのポイントで比較して自社のニーズに合ったツールを選択しましょう。

• セキュリティはしっかりしているか
• 他のシステムやツールと連携できるか
• サポート体制は整っているか

セキュリティはしっかりしているか

セキュリティは業務効率化ツールを選ぶ上で最も重要な要素の一つです。ツール内で扱うデータには機密情報や顧客データが含まれることが多く、これらの情報を適切に保護するためには、高度なセキュリティ対策が不可欠となります。

具体的には、データの保存場所がクラウド上かオンプレミスか、アクセス権限の制限がどのように設定されているか、データ暗号化が行われているかどうかを確認する必要があります。

また、多要素認証が導入されているか、ISO 27001やSOC 2などのセキュリティ認証を取得しているかも重要なポイントです。信頼性の高いツールを選ぶことで、データ漏洩のリスクを最小限に抑えることができます。

他のシステムやツールと連携できるか

業務効率化ツールは、既存のシステムとスムーズにデータ連携できることが求められるため、API連携が豊富なツールを選ぶことで、情報の一元管理が可能になり、複数のシステム間でデータを自動的に同期させることができます。

他のシステムやツールと連携できることで、業務プロセスを自動化し、異なるシステム間でのワークフローを効率的に運用できるようになります。また、他のサービスから得られるデータを活用することで、新たな付加価値を生み出すことも可能となります。

サポート体制は整っているか

導入時や運用時におけるサポート体制がしっかりと整っていることで、特に導入初期に不慣れな従業員が多い場合には大きな安心材料となります。

例えば、オンラインマニュアルやFAQが充実しているかどうか、カスタマーサポートの対応時間や方法（電話、メール、チャットなど）、トレーニングプログラムの有無などを確認することが重要です。また、ユーザーコミュニティの存在やアップデート・メンテナンスの頻度と通知方法も考慮すべき点です。

充実したサポート体制があれば、導入時の混乱を最小限に抑えられるだけでなく、長期的な安定運用も実現できます。従業員がツールに習熟することで、その効果を最大限に引き出すことも可能となり、全社的に業務を大幅に削減することができます。

業務効率化ツール16選一覧比較表

以下は、本記事で紹介する業務効率化ツールの一覧比較表です。

BizRobo!	RPAツール	ルーティンワークをソフトウェアロボットが代行して行うツール
batton	RPAツール	IT知識がなくても簡単に操作できるRPAツール
Slack	コミュニケーションツール	2,600以上のツールと連携できるコミュニケーションツール
Chatwork	コミュニケーションツール	中小企業向けに設計されたビジネス専用のコミュニケーションツール
Asana	タスク・プロジェクト管理ツール	タスクを作成し、担当者を割り当て、進捗状況をリアルタイムで追跡できるツール
Trello	タスク・プロジェクト管理ツール	シンプルで柔軟なカスタマイズができるプロジェクト管理ツール
マネーフォワード	ペーパーレス化ツール	請求書や契約書の作成・管理を効率化することができるツール
クラウドサイン	ペーパーレス化ツール	契約書の作成、送信、締結、管理をすべてクラウド上で行うことができるツール
Salesforce	SFA・CRM・MAツール	見込み客の獲得から育成、顧客満足度の向上などのビジネスプロセスを一元管理できるツール
HubSpot	SFA・CRM・MAツール	カスタマーサービスの効率化を目的とした多様な機能を提供している統合型CRMツール
Eight	名刺管理ツール	スマートフォンをかざすだけで名刺を交換できるアプリ
Wantedly People	名刺管理ツール	受け取った名刺を一度に10枚同時に読み込むことができるアプリ
Confluence	ナレッジ共有ツール	多様なコンテンツを含む動的なページを簡単に作成することができるナレッジを作成、共有、活用に特化したツール
Notion	ナレッジ共有ツール	2万以上のテンプレートから選んで作成できるツール
Dropbox	クラウドストレージ	ファイルを安全に保管し、簡単に共同作業することができるツール
Google Drive	クラウドストレージ	ファイルをオンラインで保存、共有、管理できるGoogleが提供するツール

RPAツール

おすすめのRPAツールは次の2つです。

BizRobo!

BizRobo!は、主にバックオフィス業務のルーティンワークをソフトウェアロボットに代行させることで、生産性を向上させることができるRPAツールです。BizRobo!は、国内で2,200社以上に導入され、これまでに100,000以上のロボットが開発されています。特にNECグループでは年間15万時間以上の工数削減が実現されたという実績もあります。

主な製品には、スモーススタート向けの「BizRobo! mini」、大規模向けの「BizRobo! Basic」、コストパフォーマンスに優れた「BizRobo! Lite」があるため、ニーズに合ったサービスを選択することが可能です。

また、無料トライアル版や豊富な学習リソースも用意されており、新規ユーザーでも安心して始められる環境が整っています。

セキュリティ	情報セキュリティ基本方針で確認
システム・ツール連携	Microsoft / Google / Salesforce / box / kintone / Slack / Chatwork / 楽々精算 / 会計フリー / Garoon / 等
サポート体制	専任の支援体制があり、ノウハウや情報をポータルサイトで提供
料金	年額90万円 / ユーザー（BizRobo! miniの場合）

batton

battonは、直感的なインターフェースにより、IT知識がなくても簡単に操作でき、さまざまな業種や業務に対応しているRPAツールです。

battonは、AIを搭載しており、異なるPCでも同じ業務を効率化できるのが特徴です。ユーザーがPC上で行う操作を記憶し、自動再現することによって業務を効率化することができます。特に、異なるPC環境でも高精度なAI技術を用いて画像認識を行い、以前の環境を自動的に検出するため、どのPCでも問題なく使用することが可能となります。

導入時には専属のサポートがあり、業務整理やKPI設定をサポートしてくれるため、初めての場合でもスムーズに導入することが可能となります。導入企業の中には、作業時間の大幅な削減ができたという報告が多数されており、年間780時間の削減に成功した事例もあります。

セキュリティ	要問い合わせ
システム・ツール連携	要問い合わせ
サポート体制	専任のカスタマーサクセスが常時接続し、業務の整理や活用具合を測定しながらアドバイスを実施
料金	1ライセンス：148,000円~ / 月 ※1ライセンスで無制限のインストールが可能だが、同時ログインは不可

コミュニケーションツール

おすすめのコミュニケーションツールは次の2つです。

Slack

Slackは、ビジネス向けのコミュニケーションツールで、チームメンバーとの効率的なコミュニケーションを実現することができます。テキストや音声、ビデオ通話を通じて情報を一元化し、プロジェクト管理やタスク整理を行うことが可能です。

Slackは多くの企業で使用されており、特にフォーチュン100企業の80%がSlackコネクトを利用しています。また、Slackを使うことで生産性が47%向上したという事例もあり、さらに、G2市場レポートでは150項目以上でリーダーとして評価されています。

また、2,600以上のツールと連携できるため、定常業務を自動化し、効率的な作業環境を構築することが可能です。Slackはフリープランからエンタープライズ向けのプランまで多様な料金体系を提供しているため、ニーズに合った使い方をすることができます。

セキュリティ	• ネイティブDLPで機密性の高い情報を保護し、エンタープライズ全体のコンプライアンスを維持 • カスタマイズした設定、ポリシー、Slack暗号化キー管理を使用してアクセスを制御 • Slackコネクトを利用して外部の人と安全に連携し、外部とのコラボレーションでもコンプライアンスを確保
システム・ツール連携	2,600以上のツールと連携可能
サポート体制	–
料金	月額1,050円 / ユーザー（プロプランの場合　※無料プラン有）

Chatwork

Chatworkは、中小企業向けに設計されたビジネス専用のコミュニケーションツールです。主な機能には、チャット、ファイル管理、タスク管理、ビデオ通話、メッセージ検索、通知機能などを、専門的なスキルや高度なITリテラシーがなくても簡単に利用できるように作られており、業務コミュニケーションを円滑にするための多くの機能を提供しています。

Chatworkは、セキュリティが高く、国際的なセキュリティ規格の取得や第三者機関にするセキュリティ監査の実施など国際的な規格を取得しているため、安全に情報を管理することができます。

料金プランはフリープランからビジネスプラン、エンタープライズプランまで多様で、業務効率を向上させるための他ツールとの連携も可能です。60.5万社を超える企業で導入されており、日本企業の生産性向上や業務のデジタル化に大きく貢献しているツールといえます。

セキュリティ	国際的なセキュリティ規格の取得や第三者機関にするセキュリティ監査の実施など、安全な情報管理を提供
システム・ツール連携	Backlog / マネーフォワードクラウド経費 / Google / ジョブカンワークフロー / X-point / 等
サポート体制	スムーズな運用や使いこなしをサポートするコンテンツが豊富にある
料金	月額700円 / ユーザー（ビジネスプランの場合　※無料プラン有）

タスク・プロジェクト管理ツール

おすすめのタスク・プロジェクト管理ツールは次の2つです。

Asana

Asanaは、効率的なワークマネジメントを実現するためのツールです。主にプロジェクト管理やタスク管理に特化しており、チームが業務を円滑に進めるための機能を多数提供しています。タスクを作成し、担当者を割り当て、進捗状況をリアルタイムで追跡できるため、業務に必要な情報や会話、ファイルをタスク単位で紐付けることが可能です。

さらに、プロジェクトの進行状況を可視化し、期限内の完遂度を向上させることができるため、業務の実行率が54%向上し、タスクにかかる時間を57%削減されたという事例もあります。

Asanaは、G2が発表したプロジェクト管理ツールランキングで1位を獲得するなど、日本だけでなく世界で認められているツールです。

セキュリティ	・データは暗号化や最小権限の原則に基づいたアクセス権付与、セキュアなソフトウェア開発、公開バグバウンティプログラムなどによって保護 ・情報セキュリティチームは常時、最新のセキュリティコントロールを実装し、物理的なデータセンター、ネットワーク、IT デバイス全体で、悪意のある行為の監視
システム・ツール連携	300を超えるアプリと連携可能
サポート体制	導入・活用するための無料コンテンツが多数完備
料金	月額1,200円 / ユーザー（Starterプランの場合　※無料プラン有）

Trello

Trelloは、チームの生産性を向上させるためのシンプルで柔軟なカスタマイズができるプロジェクト管理ツールです。ユーザーはボード、リスト、カードを使用して、タスクの進行状況を視覚的に管理することができ、さらに、タイムラインやカレンダーなどの異なるビューで誰が何を行っているかを一目で分かるようなUI / UXを提供しています。

Trelloには、コード不要で自動化が可能な「Butler」機能が組み込まれているため、定型作業を自動化することができ、他のアプリケーションとの統合も容易に行えるだけではなく、必要に応じてPower-Up機能を追加することで特定のニーズに応じたカスタマイズも行うことが可能です。

Trelloは、世界中で200万以上の企業で利用されており、その中の74%が社内コミュニケーションが改善されたという実績があります。

セキュリティ	99.99% のアップタイムと業界をリードするコンプライアンス認証あり
システム・ツール連携	214のアプリと連携可能
サポート体制	ユーザー向けのサポートリソースやガイドが豊富に用意されており、初心者向けのスタートガイドもあり
料金	月額5ドル / ユーザー（STANDARDプランの場合　※無料プラン有）

ペーパーレス化ツール

おすすめのペーパーレス化ツールは次の2つです。

マネーフォワード

マネーフォワードは、請求書や契約書の作成・管理を効率化することができる、企業や個人事業主向けのペーパーレス化ツールです。あらかじめ設定されたテンプレートを使って帳票を作成でき、メール定型文の設定により送信時の手間も軽減することも可能です。

さらに、電子契約機能も備わっているため、PDF形式の契約書をアップロードし、押印位置や入力項目を事前に設定することで、スムーズな契約手続きを行うことが可能です。紙の書類を使用せずに契約が完了できるため、業務の効率化とコスト削減につながります。

また、帳票フォーマットのカスタマイズ機能も持っており、自社のロゴや社印を簡単に登録して使用することができるため、外部への送付資料も自社のブランディングに沿った形で整えることが可能となります。

セキュリティ	データ暗号化や多要素認証を導入し、ユーザーの情報を保護
システム・ツール連携	銀行口座やクレジットカード、電子マネーなど、さまざまな金融機関との連携が可能
サポート体制	FAQやお問い合わせフォームを通じてサポートを提供
料金	月額2,980円（小規模~中小企業向けプランの場合）

クラウドサイン

クラウドサインは、煩雑な契約業務をオンラインで効率化し、契約書の作成、送信、締結、管理をすべてクラウド上で行うことができるツールです。従来の書面契約に必要だった印刷や郵送、押印といった手間を省くことで、契約業務のスピードと効率を大幅に向上させることが可能です。

さらに、クラウドサインは紙の契約書も一元管理できる機能も備わっています。スキャンした紙の契約書をPDF化してアップロードすることで、全ての契約書類をクラウド上で一元的に管理し、必要な時にすぐにアクセスすることができます。この機能により、物理的な保管スペースの削減や管理の手間を軽減することも可能です。

個人事業主から大企業まで累計250万社以上が利用しており、特に法律遵守やコスト削減を重視する企業にとっては、有効なツールといえます。また、API連携によって他のシステムとの統合も容易であり、自社の業務フローに合わせたカスタマイズも可能です。

セキュリティ	• 認証制度：SOC2 Type1、ISO27001、ISO27017を取得。 • データ保護：日本国内の2ヶ所のデータセンターでデータを保管 • 暗号化通信：データ通信は暗号化されており、二要素認証も導入 • 法的準拠：電子署名法に基づくサービスで、法務省も公認
システム・ツール連携	Microsoft Teams、kintoneなど、多数のビジネスソリューションと連携可能
サポート体制	問い合わせに対する電話サポートあり
料金	月額10,000円（Lightプランの場合）

SFA・CRM・MAツール

おすすめのSFA・CRM・MAツールは次の2つです。

Salesforce

Salesforceは、顧客情報を管理するためのクラウドベースのツールで、営業支援や顧客管理を行うことが可能です。Salesforceは単なるツールではなく、見込み客の獲得から育成、顧客満足度の向上まで、さまざまなビジネスプロセスを一元管理できる機能を提供しています。

特に「Sales Cloud」は、営業活動と顧客管理を一元化することができ、データ分析やマーケティングオートメーション機能によりデータに基づいた意思決定を行うことができます。

Salesforceの大きな特長は、業種や企業規模に応じて必要な機能を選択でき、自社のニーズに合わせてカスタマイズできるという点があります。また、クラウドサービスであるため、インターネット環境があればどこでもアクセスできるという便利さも魅力です。

セキュリティ	信頼性の高い「ビジネスのためのAI」を業務のワークフローに組み込むことで、業務効率を向上させ、顧客データの安全性を確保
システム・ツール連携	要問い合わせ
サポート体制	いつでも、どこにいても新しいスキルを学べる学習プラットフォーム「Trailhead」や有償トレーニングを提供
料金	要問い合わせ

HubSpot

HubSpotは、リード獲得や営業活動、カスタマーサービスの効率化を目的とした多様な機能を提供している統合型CRMツールです。HubSpotは、マーケティング、営業、カスタマーサービス向けのソフトウェアがAI搭載のカスタマープラットフォームに集約されているため、一貫した顧客体験を提供することが可能となります。

例えば、「Marketing Hub」では、SEOや広告、SNSを活用して見込み顧客を惹きつけることができ、「Sales Hub」では営業活動の効率化を行うことができます。また、HubSpotには自動化機能が備わっており、リード管理や顧客データの整理が効率的に行えるため、企業はより多くの時間を顧客との関係構築に充てることが可能となります。

セキュリティ	・標準SSL証明書 ・シングルサインオン ・2要素認証 ・カスタムのドメインセキュリティ ・ページのパスワード保護 ・アクセス権設定
システム・ツール連携	1,700種類以上のツールと連携可能
サポート体制	・日本語でのカスタマーサポート ・導入支援サービス ・無料で受けれるHub Spotアカデミーの講座や認定資格 ・eBookやガイド、テンプレートを提供
料金	月額1,800円 / 1シート（Marketing Hub Starterの場合）

名刺管理ツール

おすすめの名刺管理ツールは次の2つです。

Eight

Eightは、デジタル名刺交換を簡単に行うためのアプリケーションであり、スマートフォンをかざすだけで名刺を交換することができます。このアプリを使用することで、名刺の情報が自動的に更新されるため、相手の昇進や転職などの近況を常に把握することが可能です。

Eightでは、ユーザー同士が簡単にタッチ名刺交換を行えるほか、QRコードやURLを用いてデジタル名刺を送信することもできます。さらに、名刺を撮影するだけで迅速かつ正確にデータ化され、その後は名前や会社名、部署、役職などで容易に検索できるため、必要な情報をすぐに見つけることが可能となります。

また、Eightでつながった相手が名刺情報を変更した場合には通知が届くため、常に最新の情報をキャッチアップできるだけではなく、アプリ内でメッセージのやり取りができるため、ビジネスネットワークを深めることも可能です。

セキュリティ	データ化された名刺は安全に保存され、プライバシーが保護されます
システム・ツール連携	HubSpot / kintone
サポート体制	要問い合わせ
料金	月額18,000円（Eight teamの場合　※ Eightアプリは無料 ）

Wantedly People

Wantedly Peopleは、名刺管理を効率化するためのアプリケーションです。受け取った名刺を一度に最大10枚同時に読み込み、即座にデータ化して連絡帳に追加することができます。名刺から得た情報を基に、相手に関連するデータをその場で検索し、名刺に記載された情報を超えてお互いをより深く理解することができ、関係を築くことが可能です。

Wantedly Peopleでつながった相手が転職や昇進、異動などによってプロフィールを更新すると、アプリを開くだけでその変更を確認することができます。また、名前や会社名、部署、役職などの情報で交換した名刺と照合しながら検索ができるため、過去の職歴や学校名でも簡単に探すことができます。

さらに、Wantedly Peopleはスマートフォンの連絡先と同期できるため、名刺の貸し借りもスムーズに行えるだけではなく、他のサービスからのデータインポートやCSV形式での保存もサポートされており、利便性が高いのも特徴です。全ての名刺情報は人工知能によって処理されるため、情報漏洩のリスクが低く、通信はTLSプロトコルv1.2（SSL）によって暗号化されているため、安心して使用することができます。

セキュリティ	通信はTLSプロトコルv1.2（SSL）によって暗号化
システム・ツール連携	スマホの連絡先と同期可能
サポート体制	要問い合わせ
料金	Wantedly Peopleアプリ：無料

ナレッジ共有ツール

おすすめのナレッジ共有ツールは次の2つです。

Confluence

Confluenceは、ホワイトボードやデータベース、ビデオなど、多様なコンテンツを含む動的なページを簡単に作成することができるナレッジを作成、共有、活用に特化したツールです。

ConfluenceにはAI機能が搭載されており、作成者のブロックを排除したり、繰り返しタスクを自動化したり、長文ドキュメントを要約したりすることができるため、チームはより効率的に作業でき、信頼できる情報源を構築することが可能となります。

ユーザーは数千ものお気に入りのツールに接続し、データにアクセスしてアプリ全体のワークフローを管理することができます。また、ユーザーレベルの権限設定により情報を非公開に保つことができ、企業データの安全性も確保されています。

セキュリティ	ユーザーレベルの権限により情報を非公開にし、企業データの安全を確保
システム・ツール連携	Google / loom / teams / Slackなど
サポート体制	専門家コミュニティが質問にいつでも回答 動画で分かりやすくセットアップ手順を解説
料金	月額679円 / ユーザー（Standardプランの場合　※無料プラン有）

Notion

Notionは、アイデアを整理したり、チームで協力してドキュメントを作成したりするための便利なツールです。Notionでは、プロジェクト管理や目標設定、カレンダー管理、さらにはロードマップの作成など、多くの機能を一つのツールで提供しており、ユーザーのニーズに合わせてカスタマイズすることができます。

また、NotionにはAI機能も搭載されており、文書の編集や要約、情報検索を行うことができます。このAIはNotion内だけでなく、他のアプリからも情報を引き出すことができるため、効率的にナレッジを蓄積することが可能となります。

さらに、Notionはカレンダーやボードなどさまざまな形式で作業を可視化し、自動化機能によって手間のかかる作業を軽減してくれるなど、進行中のプロジェクトをスムーズに管理できる環境が多く整っています。2万以上のテンプレートから選んで使えるので、新しいプロジェクトもすぐに始めることができます。

セキュリティ	データの暗号化やアクセス管理を通じてセキュリティを強化しています
システム・ツール連携	SlackやGoogleドライブなどの他のアプリと接続可能
サポート体制	使い方に関するマニュアルはサイト内にドキュメントとして配置
料金	月額1,650円 / メンバー（Plusプランの場合　※無料プラン有）

クラウドストレージ

おすすめのクラウドストレージは次の2つです。

Dropbox

Dropboxは、ファイルを安全に保管し、簡単に共同作業することができるツールです。Dropboxを使えば、ユーザーはどこにいても、どのデバイスからでもファイルにアクセスできるため、仕事やプライベートでのデータ管理がとても楽になります。特に、ファイルを簡単に共有できる機能があり、アカウントを持っていない相手にでもスムーズに共有することが可能です。

また、Dropboxには「DocSend」という機能があり、これを使うとファイルの閲覧状況をリアルタイムで確認することができます。例えば、クライアントやチームメンバーがいつファイルを見たかを把握できるので、コミュニケーションがより効率的になります。

さらに、「Replay」機能を利用すれば、動画や画像に対するフィードバックを一つの場所で集められるため、プロジェクトの進行がスムーズになります。Dropboxはデータをしっかりと守るための暗号化技術を採用しており、ファイルのバージョン履歴や復旧機能も充実しているため、大切なデータを失う心配が少なくなります。

セキュリティ	業界をリードする暗号化技術、ドキュメントの改ざん防止、バージョン履歴、復元などの機能あり
システム・ツール連携	–
サポート体制	ヘルプセンター内には、課題を解決できるコンテンツが多数
料金	月額1,200円 / ユーザー（Plusプランの場合）

Google Drive

Google Driveは、Googleが提供するクラウドストレージサービスであり、ユーザーがファイルをオンラインで保存、共有、管理できるプラットフォームです。Google Driveは、個人利用だけでなく、チームや企業向けにも設計されており、シンプルかつスケーラブルなストレージソリューションを提供します。ユーザーは、どのデバイスからでもファイルをアップロードしたり、閲覧したり、編集したりすることができるため、誰とでも情報を共有することが可能です。

Google Driveでは、ユーザーごとに15GBから最大5TBまでストレージを拡張できるオプションがあり、必要に応じて追加のストレージを拡張することも可能です。また、Gmailとの連携により、受信した添付ファイルを直接Driveに保存することができるため、作業の効率化が図れます。さらに、スマートフォン用のアプリを利用すれば、領収書や請求書をスキャンして検索可能なPDFとして保存することもできます。

セキュリティ面でも優れた特徴を持ち、高度なクラウドインフラストラクチャによりデータが保護されているほか、ゼロトラストアーキテクチャを採用しているため、安全な環境でのデータ管理が行われているので安心です。

セキュリティ	・ユーザーが機密情報をどのように扱うかに基づいて、アクセスを厳格に管理。 ・AIを活用したセキュリティ ・信頼性の高いGoogle Cloudインフラストラクチャを使用
システム・ツール連携	Slack、Zoom、Salesforce、Atlassian、SAPなど、多くのアプリと連携可能
サポート体制	24時間365日、日本語での電話、メール、チャットでの問い合わせが可能。
料金	月額680円 / ユーザー（Business Starterプランの場合）

まとめ

今回は「業務を効率化するためのツール」の選び方やおすすめのツールについてご紹介しました。業務効率化ツールは、企業が生産性を向上させ、コストを削減するために不可欠です。適切なツールを選ぶことで、業務の無駄を省き、社員のワーク・ライフ・バランスも改善できます。

まずは、以下の項目にて、自社に最適な業務効率化ツールを選びましょう。

• セキュリティはしっかりとしているか
• 他のシステムやツールと連携できるか
• サポート体制は整っているか

この記事が業務効率化ツール選定の一助になれば幸いです。

また、弊社は豊富な経験と知識を活かし、お客様のニーズに合わせた最適なツール選定から導入、運用までをトータルでサポートしています。業務効率化ツールの導入で悩んでいる企業様は、以下からお問合せくださいませ。