データ入力5つのポイント！エクセル／スプレッドシート作業をもっと快適に！

NG： 「100,150,50」のように、仕入値、売値、利益を1つのセルにまとめて入力

複数の種類のデータを1つのセルにまとめてしまうと、後から売上の合計や利益率などを計算したいときに、それぞれの値を抽出する作業が必要になり、非常に手間がかかります。また、データの分析やグラフ作成なども難しくなってしまいます。

OK： 「仕入値」「売値」「利益」のように列を分けて入力

種類ごとに列を分けることで、後から特定のデータだけを簡単に抽出したり、計算したりすることができます。データの分析やグラフ作成も容易になり、データの活用範囲が広がります。

NG： 金額を入力する際に「100円」や「￥100」のように入力

単位や記号を含めて入力すると、エクセルはそれを数値ではなく文字列として認識してしまいます。そのため、合計金額を計算しようとしてもエラーが発生したり、正しく計算されなかったりする可能性があります。

OK： 数値データは数字のみで入力

数値のみを入力することで、エクセルはそれを数値として認識し、正しく計算を行うことができます。単位は別のセルに記入するか、セルの表示形式で設定することで、データの見やすさを損なうことなく管理できます。

NG： 見出しなどを複数列にまたがらせるためにセルを結合

セルの結合は、見た目を整えるためには便利ですが、データの並び替えや集計、フィルター機能などに支障をきたす可能性があります。また、関数を使用する際にも、結合されたセルは処理が複雑になる場合があります。

OK： 結合せず、各セルに同じ見出しを入力し、列幅を調整

セル結合を避けることで、データの並び替えや集計、フィルター機能などを問題なく使用することができます。また、関数を使用する場合にも、コードがシンプルになり、処理速度も向上する可能性があります。

NG： 商品名などに不要なスペースや改行が含まれている

不要なスペースや改行があると、データの検索や抽出がうまくいかないことがあります。例えば、商品名で検索をかけたいときに、スペースの有無によって検索結果に表示されないといったことが起こりえます。また、データの比較や分析の際にも、余計な手間が発生する可能性があります。

OK： データは簡潔に、不要なスペースや改行を削除

データを整理しておくことで、検索や抽出、比較、分析などをスムーズに行うことができます。データの精度が向上し、より正確な結果を得られるようになります。

NG： 同じ値が続く場合、2行目以降の項目名を省略

データの並び替えや集計を行う際に、項目名が省略されていると、正しく処理されない可能性があります。例えば、都道府県名で並び替えたいときに、空白行があると、その行は都道府県名がないものとして扱われ、意図した結果にならないことがあります。

OK： 全ての行に項目名をきちんと入力

全ての行に項目名を入力することで、データの並び替えや集計を正しく行うことができます。データの整合性が保たれ、正確な分析結果を得るために重要です。

ポイントをおさえた表の例