個人スマホの業務利用、会社にとって得？損？
みなさんの会社では、社員にパソコンやスマートフォンをどのように提供していますか？各自の私物を使ってもらっていますか？それとも会社で用意したものを使ってもらっていますか？
実は会社で使うデバイスの提供方法はいくつか種類があり、それぞれにメリットとデメリットがあります。今回は「BYOD」と「COBO」という二つの方法について、特に「会社にとっての損得」という視点から説明します。
BYODは「Bring Your Own Device」の略で、自分のデバイスを仕事に使うこと。COBOは「Corporate Owned, Business Only」の略で、会社が用意したデバイスだけを仕事に使うことです。
従業員の個人スマホを業務利用させるBYODは、一見コスト削減につながる魅力的な方法ですが、本当に会社にとって得策なのでしょうか？ この記事を読んで、それぞれの違いを理解し、自社に合った方法を見つけるヒントにしてください。
BYOD (Bring Your Own Device) のメリット・デメリット
BYODとは、従業員が自分のスマートフォン、タブレット、パソコンなどを業務に利用することです。導入コストを抑えられ、従業員の満足度を高められるメリットがある一方で、会社にとって大きなリスクも伴います。
メリット
- 導入コスト削減： 会社がデバイスを用意する必要がないため、初期費用や維持費を大幅に節約できます。
- 使い慣れた環境： いつも使っているデバイスなので、新しい機器に慣れる必要がなく、すぐに仕事に取り組めます。
- 柔軟な働き方： いつでもどこでも仕事ができるので、在宅勤務など、多様な働き方に対応しやすいです。
デメリット
- セキュリティリスクの増加： 私物デバイスのセキュリティ管理が不十分だと、情報漏えいにつながりかねません。
- 管理の難しさ： 多様なデバイスに対応する必要があり、IT担当者の負担が増えます。
- シャドーITの発生： シャドーITとは、会社が許可していないアプリやサービスを従業員が業務に利用することです。BYODではシャドーITが発生しやすく、セキュリティリスクを高め、会社に損害を与えるリスクがあります。
- トラブル対応の手間： 機種やOSがバラバラだと、トラブル発生時の対応に時間がかかります。
- 退職時のデータ管理： 退職する社員のデバイスから会社のデータ消去を徹底するのが難しく、情報漏えいのリスクが高まります。
- 従業員の金銭的負担：本来会社が負担すべきデバイス購入費用や通信費などを従業員に負担させるケースがあります。これは従業員の不満につながり、モチベーションの低下や離職を招きかねません。
COBO (Corporate Owned, Business Only) のメリット・デメリット
COBO (Corporate Owned, Business Only) のメリット・デメリット COBOとは、会社が業務専用のデバイスを支給し、私用利用を禁止することです。BYODに伴うリスクを回避できるため、会社にとって安全な運用方法と言えるでしょう。
メリット
- セキュリティ管理の強化： 会社がセキュリティソフトの導入や設定を一括管理できるので、情報漏えいのリスクを減らせます。
- 管理のしやすさ： デバイスの種類やOSを統一できるので、管理が容易で、IT担当者の負担が軽減されます。
- シャドーITの抑制： 会社支給のデバイスに限定することで、シャドーITの発生を抑えられます。
- サポートの効率化： デバイスが統一されているため、トラブル発生時の対応がスムーズになります。
- コンプライアンス遵守： 仕事用とプライベートのデータが混在しないため、コンプライアンス遵守が容易になります。
デメリット
- 導入コストの発生： デバイスの購入費用やランニングコストがかかります。
- 従業員の利便性低下： プライベートで使い慣れたデバイスが使えず、不便に感じる従業員もいるかもしれません。
- 持ち運びの負担： 仕事用のデバイスを持ち運ぶ必要があり、負担に感じる場合があります。
まとめ
BYODは導入コストを抑えられますが、セキュリティリスクや管理の負担、運用コストの増加といった点が気になります。一方、COBOはセキュリティ面で安心ですが、初期導入コストがかかるのが悩ましいところです。
では、あなたの会社にはどちらが合っているのでしょうか？迷った時は、以下のポイントを参考に、ぴったりの管理方法を見つけていきましょう。
COBOが向いているケース
- セキュリティ最優先の業界: 情報漏洩が大きな損害に繋がる金融、医療、政府機関などでは、COBOを前提とした厳格なデバイス管理が欠かせません。
- 情報管理を徹底したい企業: 顧客情報や機密情報を扱う企業なら、COBOなら強固なセキュリティ体制を構築しやすいです。
- コンプライアンス重視の企業: 法令遵守や業界規制が厳しい企業では、COBOの導入が必須となるケースも少なくありません。
BYODを検討できるケース
- コスト削減: デバイス購入費用を削減できます。
- 柔軟な働き方: 従業員が使い慣れたデバイスで、いつでもどこでも仕事ができるので、リモートワークやフレックス制度を導入しやすいです。
- ITリテラシーの高い従業員が多い: セキュリティ意識の高い従業員なら、BYODでも安心して運用できます。ただし、定期的なセキュリティ教育は忘れずに行いましょう。また、BYODではセキュリティ対策として、MDM（モバイルデバイス管理）ツールの導入を検討するケースもあります。MDMとは、許可アプリの制限や紛失時のデータ消去など、企業が従業員デバイスを遠隔管理できるツールです。
- 小規模企業や機密情報を取り扱わない業務: BYODの柔軟性とコスト削減メリットを最大限に活かせます。
どちらを選ぶかは、会社がどれくらいセキュリティを重視するか、コストを抑えたいか、そして働き方の柔軟性をどれくらい求めるかによって異なります。上記のポイントを参考に、自社に最適な管理方法を検討してください。
